Metropolitan School District of Washington Township

Elementary School Attendance Guideline Information Sheet

Absence is defined as a student missing all or any portion of the school day for any reason. There are three types of absences: Excused, Unexcused, and Prearranged (considered excused if approved).

Excused Absence (including being tardy)

Death in the Immediate Family: Parent verbal or written explanation must be provided upon return to school.

Major Religious Holiday: Parent or religious instructor must provide verbal or written explanation upon the return to school.

Medical, Dental, Court, and Other Required Appointments: Parent verbal or written explanation must be provided prior to the appointment and a signed statement from the doctor, dentist, etc, upon the return to school. Further, students are expected to attend school before and report immediately after the appointment if school is in session.

Personnel Illness/Injury: a phone call must be received before 10:00 a.m. each day the student is absent. Failure to call each day on time will result in the absence recorded as unexcused. (If a family does not have a phone, a written note upon return will be accepted.)

A written medical verification from a physician or clinic must be provided upon the student’s return to school:

After five (5) consecutive days of absence due to illness or injury.

After ten (10) days of absence have accumulated due to illness or injury.

Each day after the ten-day limit has passed.

If medical verification is not provided, absences will be marked unexcused.

Reasons Authorized by Law:

Homework may be completed and submitted for the credit earned without penalty when the absence is excused. After the return to school, students will have two days to complete the work for each day of absence.

Unexcused Absence (including being tardy)

Absences for reasons other than those mentioned above and/or not verified as required are considered unexcused. Missing the bus or ride to school, etc., is unexcused. Homework may be completed but a student will receive only 75% of the credit earned.

NOTE: In the case of truancy, no credit will be given and the student will be referred to the district attendance officer/student programs advisor or assistant. Habitual truants (3 or more truancies) will be referred to Marion Superior Court, Juvenile Division. In the case of suspension, homework may be completed and credit earned will be given without penalty.

Consequences for Excessive Unexcused Absences:

Four (4) = parent warning letter sent by principal
Eight (8) = final parent warning letter sent by principal and referral made to the District attendance officer/student programs advisor or assistant. Any future absences must be verified by a physician to be marked excused
Nine (9) = legal notice sent to parent(s) by registered mail
Ten (10) = home school counselor intervenes to help correct the problem
Sixteen (16) =referral process to Marion Superior Court, Juvenile Division begins

-OVER-

Consequences for Excessive Unexcused Tardiness:

Three (3) unexcused tardies = teacher calls the parent
Six (6) unexcused tardies = parent warning letter sent by principal

Continued unexcused tardiness will be addressed with continued intervention as determined by the principal: i.e., parent conference, referral to student programs advisor or assistant, in-school suspension.

Prearranged Absence (considered excused if approved)

A prearranged absence request will not be approved if any one of the following occurs:

It is the final week of any grading period or the week preceding or the week following a recess period, there is required testing occurring, or it is during summer school.
The student has excessive previous absences.
The student’s grade point average is below a 2.0 or C.
The request is for Take Your Child to Work Day.

Request for a prearranged absence must be received at least three days before the absence. Forms are available in the school’s attendance office. The request must be completed on time and approved by the principal (requests may not always be approved) or the absence(s) will be recorded as unexcused and penalties for unexcused absences will be assessed.

Homework may be completed and submitted by the due date established by the teacher. Credit earned will be given without penalty, if the absence has been approved.

Early Dismissal/Late Arrival Procedures

Students in attendance during any part of the day, up to and including one-half (11:10 a.m. for elementary school) are counted one-half day present; more than one-half day in attendance is counted full day present. A student will be tardy, not absent, if he is in the assigned area before a half-day has elapsed. Parents are required to sign their children in or out if they are entering or leaving school other than during the normal arrival/departure hours. Students are expected to arrive or return to school as soon as possible from appointments and to provide a verification document (available at the office).

Monitoring and Intervention Procedures

Parents will report absences to the school by 10:00 a.m. and provide required documentation on time for the absence to be excused.

Teachers will take attendance first period and enter it into the computer by 9:30 a.m. Teachers will also record early dismissals and late arrivals in a timely manner.

School secretaries will provide tardy-to-school passes and blank appointment verification slips and help rectify the student attendance records as needed.

Administrators will monitor student attendance daily and intervene as needed by sending letters, conducting conferences, applying discipline, etc.

District attendance officers/student programs advisors or assistants will serve legal notices and conduct proceedings for referrals to Marion Superior Court, Juvenile Division as appropriate.

Revised December 2001

Distrito Metropolitano Escolar del Municipio de Washington

Hoja de Guías de Información de Asistencia para la Escuela Elemental

Ausencia se define como un estudiante que pierde todas o alguna porción de un día de clases por alguna razón. Hay tres clases de ausencias: Excusada, No-excusada y Preavisada (tomando en consideración que la excusa ha sido previamente aprobada)

Ausencia con excusa (incluyendo llegar tarde)

Muerte en la familia Inmediata: Se necesita una explicación verbal o por escrito del padre o encargado tan pronto regrese a la escuela.
Día Celebración Religiosa: Se necesita una explicación verbal o por escrito del padre, encargado o instructor religioso tan pronto regrese a la escuela.

Cita Médica, Dental, Corte u otra Cita Requerida: Se necesita una explicación verbal del padre o encargado antes de la cita y una nota del doctor, dentista, etc., tan pronto regrese a la escuela. Además, se espera que los estudiantes asistan a clases antes de la cita y se reporten nuevamente a clases inmediatamente después de la cita si todavía la escuela está en sesión.

Enfermedad o lesión personal: se necesita recibir una llamada telefónica antes de las 10:00 a.m. cada día que el estudiante se encuentre ausente. El no llamar cada día que el estudiante este ausente se apuntará como una ausencia sin excusa. (Si la familia no tiene teléfono, una nota escrita será aceptada tan pronto el estudiante regrese).

Una confirmación médica por escrito del doctor o clínica debe ser entregada por el estudiante tan pronto regrese a clases:

Después de cinco (5) días consecutivos por ausencia debido a enfermedad o lesión.
Después de (10) días de ausencia que se hayan acumulado debido a enfermedad .
Cada día después del límite de diez días que haya pasado.

Si la verificación médica no se provee, las ausencias serán anotadas como una ausencia sin excusa.

Razones Autorizadas por la Ley:

Las asignaciones deben ser completadas y entregadas para crédito sin penalidad si la ausencia a sido previamente excusada. Al regreso a la escuela, el estudiante contará con dos días para completar las asignaciones por cada día de ausencia.

Ausencia Sin Excusada (incluyendo llegar tarde)

Ausencias por otras razones que no sean mencionadas anteriormente y / o no verificadas como requerido se considerarán inexcusables. Perder el autobús para ir a la escuela, etc., es inexcusable. Las asignaciones deben ser hechas por los estudiantes y recibirán solamente el 75% de la nota que haya obtenido.

NOTA: En caso de no tener el permiso de la escuela, no se le dará crédito y el estudiante será referido al consejero o asistente oficial del Distrito de los programas del estudiantado. Los que ya tienen hábito de ausentarse tres (3) o más ocasiones serán referidos a la Corte Superior de Marion, la División Juvenil. En caso de ocurrir suspensión, las asignaciones deben ser completadas y el crédito obtenido será otorgado sin penalidad alguna.

Consecuencias por Ausencias Excesivas Sin Excusas:

Cuatro (4)= carta de advertencia a los padres enviada por el principal
Ocho (8)= última carta de advertencia a los padres enviada por el principal y referido hecho al consejero o asistente oficial del Distrito de los programas del estudiantado. Cualquier ausencia en el futuro deberá ser confirmada por un médico para ser aprobada como excusa.
Nueve (9)= aviso legal enviado a los padres por correo certificado
Diez (10)= consejero de educación en el hogar interviene para corregir el problema
Dieciséis (16)= empieza proceso de referido a la Corte Superior de Marion, División Juvenil

Consecuencias por Excesivas Tardanzas Sin Excusa

Tres (3) tardanzas sin excusa = la maestra llamará a los padres
Seis (6) tardanzas sin excusa = aviso por escrito a los padres por el principal

Habrá avisos con continuas intervenciones según así determine el principal si ocurren continuas tardanzas sin excusas: Ej.: Conferencias de padres, referido al consejero o al asistente del programa estudiantil, suspensiones en escuela.

Ausencia previamente acordada (se considera excusada si ha sido aprobada)

Solicitud de una ausencia pre-acordada no será aprobada si ocurre uno de los siguientes:

Si es la última semana del final de notas o una semana antes o la semana siente a un

periodo de receso, hay exámenes anunciados, o es durante las clases de verano.

El estudiante tiene un exceso de previas ausencias.
El promedio general del estudiante es menor de 2.0 o C.
La solicitud es para el Día de Trae a tu Hijo/a al Trabajo.

Solicitud para pre-acordar una ausencia debe de ser recibida por un mínimo de tres días antes de ocurrir la ausencia. Los formularios están disponibles en la oficina de asistencia de la escuela. El requerimiento debe de ser completado con tiempo y aprobado por el principal (no siempre se da permiso a todas las solicitudes) o la(s) ausencia(s) será anotada como una sin excusa y las penalidades que conlleva las ausencias sin permiso serán impuestas.

Las asignaciones deben de ser completadas y entregadas en la fecha que el profesor asigne. La nota que obtenga se dará sin penalidad, si es que la ausencia ha sido aprobada.

Procedimientos Para Salidas Antes/Tardanzas

El estudiante que se encuentre ausente durante cualquier sección del día, hasta e incluyendo medio día (11:10 a.m. para escuela elemental) será anotado como que estuvo presente en clases por medio día; más de medio día presente se le anotará como que estuvo presente el día completo. Se le contará como tarde, no ausente, a un estudiante que se encuentre presente en el salón asignado antes de que el período de medio día haya terminado. Se requiere que los padres firmen cada vez que recogen y entregan al hijo en cualquier otro momento que no sean las horas regulares de clase. Se espera que el estudiante llegue o regrese de sus citas a la escuela tan pronto le sea posible y que provea el documento de verificación (disponible en la oficina).

Procedimientos Para Amonestaciones e Intervenciones

Padres reportarán ausencia a la escuela antes de las 10:00 a.m. y proveerán la requerida documentación a tiempo para que la ausencia sea excusada.

Los profesores tomarán asistencia durante el primer período y lo entrarán en la computadora antes de las 9:30 a.m. Los profesores también anotarán las salidas antes de tiempo y las tardanzas a tiempo.

Las Secretarias de la Escuela proveerán las formas en blanco de los pases por llegar tarde y las formas de verificación de citas y ayudarán a corregir cualquier discrepancia en el récord de asistencia del estudiante.

Los Administradores moni torearán diariamente la asistencia del estudiantado e intervendrán según sea necesario mandando cartas, llevando a cabo conferencias, aplicando disciplina, etc.

Los Oficiales de Asistencia del Distrito/ consejeros de los programas estudiantiles o asistentes trabajarán con las notas legales y los trámites de conducta para ser referidos a la Corte Superior de Marion, División Juvenil según sea apropiado.

Revisado Diciembre 2001

Attendance Guidelines – Elementary (English)