JOB DESCRIPTION AND PERSON SPECIFICATION
ADMINISTRATION PARTNER – AGILE NATION 2
Context
Chwarae Teg’s vision is for a Wales where women achieve and prosper. Our projects and activities contribute to this vision by supporting individuals, employers, people and organisations with influence, to behave in a way that enables women to achieve their goals. For example, helping create a Wales where women achieve and prosper by:
· Developing and operating projects that support individual women broaden their horizons and build their confidence and skills to meet their goals; and
· Working with employers to develop modern workplaces and working practices that provide an environment conducive to women contributing more.
Agile Nation 2 is an ESF and Welsh Government funded project managed by Chwarae Teg which works with women and businesses in nine priority sectors to promote gender equality, career advancement and improve the position of women in the workforce.
Over the course of the project, we will provide 2750 employed women across Wales with a tailored career development programme to support them to achieve an improved labour market position and fulfil their full potential. The programme offers women the opportunity to gain essential leadership skills and knowledge - accredited by the Institute of Leadership and Management (ILM), supported by bite sized inspiring and motivational learning modules, as well as a coaching and mentoring service.
Job Description
The Administration Partner plays in key role in supporting the team to deliver the career development programme for women. The role will report to the Womens’ Lead and will be accountable for:
· Providing a comprehensive and proactive administration service to support the delivery of Agile Nation 2’s Career Development Programme for Women
· Providing excellent customer service, internally and externally
· Ensuring quality of processes and systems which allow the effective delivery of the project is maintained in line with funding requirements
· Ensuring the smooth running of the local office liaising with the ICT and Facilities teams where required
· Other duties as allocated by the business
Person Specification
All Chwarae Teg staff are expected to commit to and exhibit values, attitudes and behaviours that contribute positively to our vision and mission and the values set out in our organisational DNA (see annex 1).
To carry out this role effectively, it is essential that the post holder:
· Has a proven track record of providing a first class, customer focused and proactive administration service that supports business delivery.
· Has experience of working to deadlines and managing a number of priorities across multiple teams.
· Has a high level of attention to detail and forward planning skills, with the ability to anticipate needs.
· Has experience of working with complex data with a high degree of accuracy
· Is able to work independently with minimal supervision
· Is highly organised with the ability to communicate confidently at all levels.
· Has a high level of digital literacy and possesses excellent IT skills, particularly with Microsoft Word, Excel and Powerpoint and is digitally literate.
· Takes responsibility for achieving results
· Is passionate about and actively supports Chwarae Teg’s vision and mission.
It would also be useful for the post holder to:
· Speak and write Welsh.
· Have experience of working with detailed databases and/or CRM systems
Annex 1:
Vision: A Wales where women achieve and prosper
Chwarae Teg DNA:
We areambitious– as individuals, as an organisation and for those we work with.
We arepioneers– we build anduse our expertise to make Chwarae Teg and our partners more successful.
We aredynamicandresilient– we are impatient for change and we don’t take no for an answer!
We are oneunitedteam – we help and challenge each other to do the best job possible.
We areinnovative– we have fun being creative in getting results.
DISGRIFIAD SWYDD A MANYLEB PERSON
PARTNER GWEINYDDU – CENEDL HYBLYG 2
Cyd-destun
Mae gan Chwarae Teg weledigaeth am Gymru lle mae menywod yn cyflawni a ffynnu. Mae ein prosiectau a’n gweithgareddau’n cyfrannu at y weledigaeth hon drwy gefnogi unigolion, cyflogwyr, pobl a sefydliadau dylanwadol, i ymddwyn mewn ffordd sy’n galluogi menywod i gyflawni eu nodau. Er enghraifft, helpu i greu Cymru lle mae menywod yn cyflawni a ffynnu drwy’r canlynol:
· Datblygu a gweithredu prosiectau sy’n cynorthwyo menywod fel unigolion i ehangu eu gorwelion a magu eu hyder a’u sgiliau er mwyn gwireddu eu nodau; a
· Cydweithio â chyflogwyr i ddatblygu gweithleoedd ac arferion gweithio modern sy’n darparu amgylchedd sy’n helpu menywod i gyfrannu mwy.
Mae Cenedl Hyblyg 2 yn brosiect a ariennir gan Gronfa Gymdeithasol Ewrop a Llywodraeth Cymru ac a reolir gan Chwarae Teg sy’n cydweithio â menywod a busnesau mewn naw sector blaenoriaeth er mwyn hyrwyddo cydraddoldeb rhywiol, datblygiad gyrfa a gwella safle menywod yn y gweithlu.
Yn ystod y prosiect, byddwn yn darparu rhaglen datblygu gyrfa wedi’i haddasu i 2750 o fenywod cyflogedig ledled Cymru er mwyn eu cynorthwyo i wella eu sefyllfa yn y farchnad lafur a chyflawni eu llawn botensial. Mae’r rhaglen yn cynnig y cyfle i fenywod ennill sgiliau a gwybodaeth hanfodol yn y maes arweinyddiaeth – wedi’u hachredu gan y Sefydliad Arweinyddiaeth a Rheolaeth (ILM), gyda chefnogaeth modiwlau dysgu byr a fydd yn eu hysbrydoli a’u hysgogi, yn ogystal â gwasanaeth hyfforddi a mentora.
Disgrifiad Swydd
Mae gan y Partner Gweinyddol ran allweddol yn y gwaith o gynorthwyo’r tîm i ddarparu’r rhaglen datblygu gyrfaoedd ar gyfer menywod. Bydd y rôl yn atebol i’r Arweinydd Menywod ac yn atebol am y canlynol:
· Darparu gwasanaeth gweinyddol cynhwysfawr a rhagweithiol i gefnogi’r gwaith o ddarparu Rhaglen Datblygu Gyrfa Cenedl Hyblyg 2 ar gyfer Menywod.
· Darparu gwasanaeth cwsmeriaid ardderchog, yn fewnol ac yn allanol
· Sicrhau ansawdd prosesau a systemau, fel y gellir cynnal y gwaith o ddarparu’r prosiect yn effeithiol yn unol â gofynion cyllid
· Sicrhau bod y swyddfa leol yn gweithio’n ddidrafferth gan gydweithio â’r timau TGCh a Chyfleusterau lle bo angen
· Dyletswyddau eraill a ddyrennir gan y busnes
Manyleb Person
Disgwylir i bob aelod staff Chwarae Teg arddangos ac ymrwymo i werthoedd, agweddau ac ymddygiad sy’n cyfrannu’n gadarnhaol at ein gweledigaeth a’n cenhadaeth a nodir yn DNA ein sefydliad (gweler atodiad 1).
I gyflawni’r rôl hon yn effeithiol, mae’n hanfodol bod deiliad y swydd:
· Yn meddu ar brofiad llwyddiannus o ddarparu gwasanaeth gweinyddol rhagweithiol o’r radd flaenaf, sy’n canolbwyntio ar gwsmeriaid ac yn cefnogi’r gwaith o gyflawni busnes.
· Yn meddu ar brofiad o weithio i amserlenni a rheoli nifer o flaenoriaethau ar draws y tîm.
· Yn rhoi llawer o sylw i fanylder ac yn meddu ar sgiliau blaengynllunio, gyda’r gallu i ragweld anghenion
· Yn meddu ar brofiad o weithio gyda data cymhleth i lefel gywir iawn
· Yn gallu gweithio’n annibynnol heb fawr o oruchwyliaeth.
· Yn drefnus iawn gyda’r gallu i gyfathrebu’n hyderus ar bob lefel.
· Yn meddu ar sgiliau llythrennedd digidol a sgiliau TG rhagorol, yn enwedig Microsoft Word, Excel a PowerPoint ac yn gyfarwydd â chyfryngau digidol.
· Yn cymryd cyfrifoldeb am sicrhau canlyniadau.
· Yn frwdfrydig ynglŷn â gweledigaeth a chenhadaeth Chwarae Teg ac yn mynd ati i’w cefnogi.
Hefyd, byddai’n ddefnyddiol pe bai’r canlynol gan ddeiliad y swydd:
· Y gallu i siarad ac ysgrifennu Cymraeg
· Profiad o weithio gyda chronfeydd data a/neu systemau CRM manwl
Atodiad 1:
Gweledigaeth: Cymru lle mae menywod yn cyflawni a ffynnu
DNA Chwarae Teg:
Rydyn ni’n uchelgeisiol– fel unigolion, fel sefydliad a thros y rhai rydyn ni’n gweithio gyda nhw.
Rydyn ni’n arloeswyr - rydyn ni’n datblygu a defnyddio ein harbenigedd i wneud Chwarae Teg a’n partneriaid yn fwy llwyddiannus.
Rydyn ni’n ddeinamig a chadarn - rydyn ni’n eiddgar i weld newid ac yn llwyr wrthod ‘Na’ fel ateb!
Rydyn ni’n dîm cwbl unedig - rydyn ni’n helpu ac yn herio’n gilydd i wneud y gwaith gorau posibl.
Rydyn ni’n arloesol – mae creu a llwyddo yn ein gwaed.
Page 1 of 5