Académie de Poitiers
EVALUATION SPECIFIQUE POUR L'ATTRIBUTION DE LA MENTION "SECTION EUROPEENNE"
Baccalauréat professionnel Exploitation des Transports
Session 2007
Epreuve orale
Durée de l'épreuve : 20 minutes
Préparation : 20 minutes
A. Première partie : durée 10 minutes, préparation 10 minutes.
SUJET N°2
Document Jury
CORRIGE
Organising sea transport for Universal Motors Limited
Travail à faire par le candidat
Role play:
Today is June 4th.
You work for the maritime department of an international transport company: International Transport Limited.
You have just been in touch with the person in charge of imports at Universal Motors Limited. This company wants to import a container of engine parts by sea from one of their plants in China. The goods are already packed ready for despatch.
You have agreed on the different terms of the transport and asked the person in charge of imports at Universal Motors Limited to confirm the transport by fax so that you could confirm the booking and issue the Bill of Lading.
Unfortunately when receiving the fax you notice that you do not have all the necessary information to confirm the booking and issue the Bill of Lading.
You decide to phone your customer to get the missing details.
With the help of the documents attached, get ready to phone your customer to ask her/him the information you need.
You: Freight forwarder
Teacher: The person in charge of imports at Universal Motors Limited
F The candidate is expected to:
- introduce himself/herself and the company as well,
- find an adequate solution using given information in the document,
- adopt a professional attitude.
Enclosures:
Document 1: Fax message sent by Universal Motors Limited
Document 2: A blank Bill of Lading
Document 1
FAX SHEET UM Universal Motors LTD
To: Sam Universal Motors LTD
Company: International Transport LTD UNIT 4
Fax Number: 01270 340 627 Highland Chief Way
Date: May 27 2007 Claverhouse Industrial Park
Pages: 2 London
From: Pat LD4 9ON
Tel: (44) 1270 340500
Fax: (44) 1270 340503
www.univ-motors.com
With reference to our telephone conversation, please find attached our shipping instructions for our shipment from China.
Could you confirm the ETA as July 6th?
Regards
Pat
SHIPPING INSTRUCTIONS
SS Elizabeth / Voyage n°
1044 / Date (ETD)
June 15th
Shipper:
Universal Motors Ltd
536, Gong Ye Road
Shanghai
CHINA
Tel: 0951 38985534 Fax: 0951 38985687 / Port of loading:
Inland Depot
Consignee:
Universal Motors Ltd
UNIT 4
Highland Chief Way
Claverhouse Industrial Park
London LD4 9ON
UNITED KINGDOM
Tel: (44) 1270 340500 Fax: (44) 1270 340 503 / Port of unloading:
Inland Depot
Notify address:
As consignee above / Inland transport (for container and Ro-Ro traffic)
Road
Rail
Road/Rail
Pre-carriage: Merchant’s haulage
Carrier’s haulage
Post-carriage: Merchant’s haulage
Carrier’s haulage / Incoterm
Marks/numbers / Number and kind of Packages / Description of goods / Gross weight (kgs) / Cube (m3)
Seal N°.
YMLB162578 / 1 X 40’ (FCL) / Engine parts
Insurance
cover for £
do not cover / Value / Dimensions
ONE FORTY FT.
Signature of shipper or his agent / Date
Document 2
Proposition de correction du sujet n°2
Titre: Organising a sea transport for Universal Motors Limited
n Objectif:
n Communiquer oralement dans une situation d’échange téléphonique
n Emettre l’appel
n Se présenter, présenter l’entreprise, exposer les motifs de l’appel, adopter une attitude de service et de responsabilité
n Recueillir et rechercher les informations utiles au traitement d’une demande
n Informer et répondre aux demandes
n Prendre en compte les besoins du client et les caractéristiques de l’envoi
n Identifier les éléments nécessaires pour la rédaction des documents de transport
n On donne:
n Consignes
n Informations fournies ou à sélectionner
n Bordereau d’instruction
n Document de transport
n Matériel nécessaire:
n 2 téléphones fictifs
n On demande/on attend du candidat:
1 – Le jury précise la situation au candidat lorsqu’il a terminé sa préparation et arrive face à lui.
2 – Le client (le jury) reçoit l’appel téléphonique. Il attend donc que l’entreprise de transport International Transport Ltd entame la conversation téléphonique avec les salutations d’usage.
3 – Le jury répond aux salutations et confirme son identité: les identités portées sur le fax (Sam pour le candidat et Pat pour le jury) peuvent être conservées!
4 – Le candidat informe son client qu’il lui manque des informations sur le bordereau d’instruction qu’il vient de recevoir par fax pour traiter le transport maritime, notamment effectuer le booking et compléter le document de transport.
5 – Le client demande quelles sont ces informations dont il a besoin et amène le candidat à formuler des questions.
6 – Le candidat pose des questions avec les feuilles de travail fournies en annexe: en comparant les informations fournies sur le bordereau d’instructions et les cases qui doivent être renseignées sur le document de transport.
7 – Le jury doit s’attendre à fournir les éléments suivants:
a. l’Incoterm: FOB Shanghai
b. le port de chargement: Shanghai
c. le port de déchargement: Felixstowe
d. le poids brut: 25,344 Kgs
e. le volume: 16.27 m3
f. les conditions de paiement: Freight collect
g. le n° du conteneur: YMLU 441532
h. le pré acheminement: merchant’s haulage
i. le post acheminement: merchant’s haulage
j. pas de valeur: l’entreprise assure elle-même toutes les marchandises qui circulent dans le groupe.
8 – Le jury fera confirmer certaines données:
a. nom du navire
b. N° du voyage
c. date du départ
d. délais d’acheminement du conteneur
e. la démarche à suivre une fois le conteneur au port de Felixstowe
f. qui va récupérer la marchandise
g. quelle compagnie maritime va effectuer le transport: est ce une compagnie britannique?
9 – Le candidat devra remercier son clientet l’informer qu’il va être en mesure d’établir le document de transport correspondant à l’envoi.
10 – Le candidat devrait préciser qu’il va également contacter la compagnie retenue pour effectuer un booking.
11 – Le client et l’entreprise prennent congé avec les salutations d’usage.
n On exige du candidat:
n Adéquation du verbal et du non verbal
n Correction de la langue orale
n Adéquation du registre de langue et de l’attitude à la situation donnée
n Opportunité des questions et réponses adaptées à la situation
n Restitution fidèle du message professionnel
n La justesse et la précision du relevé des éléments formant la demande
n Le respect des contraintes du cas
n La pertinence des choix
n Critères d’évaluation:
5 / 4 / 3 / 2 / 1 / 0excellent / assez bien / correcte / médiocre / très médiocre / inexistant
Chaque exigence sera évaluée selon le barème ci-dessus. La note obtenue (sur 40 points) pourrait être reportée dans la grille de notation de l’évaluation spécifique au Total Partie A correspondant à cette première partie de l’épreuve.