Shelter and NFI Coordinator

Shelter and NFI Coordinator

Closing date: 19 Feb 2018

Requisition ID: req867

Job Title: Shelter and NFI Coordinator

Sector: Program Administration

Employment Category: Fixed Term

Location: DRC-Kalemie

Job Description

BACKGROUND

The International Rescue Committee, one of the world's largest humanitarian agencies, provides relief, rehabilitation and post-conflict reconstruction support to victims of natural disasters, oppression and violent conflict in 42 countries. The IRC is committed to bold leadership, innovation and creative partnership. Active in public health, education, livelihoods, women's empowerment, youth development, and protection of rights, IRC assists people from harm to home.

Responding to humanitarian and developmental needs in the Democratic Republic of Congo (DRC) since 1996, IRC today is present in Kinshasa, as well as the provinces of North Kivu, South Kivu, Tanganyika, Haut Katanga and Kasai Central. Through carefully designed and professionally-implemented programs, the IRC aims to save lives, to strengthen Congolese institutions and to reinforce social cohesion. IRC currently it operates in five core programming areas - primary health care, governance and conflict management, women's empowerment and the prevention and mitigation of gender-based violence, education, and emergency preparedness and response. These programs reflect IRC's guiding principles of capacity-building, participation, partnership, protection and promotion of human rights as well as holistic programming.

IRC is looking for qualified, hands-on candidates for the NFI Shelter Coordinator position, to lead the implementation of the DRC Humanitarian Fund supported humanitarian NFI/Shelter response in the Haut Katanga Province. The project 'Emergency Response in NFI and shelter to displaced populations, returnees and host communities in Haut Katanga" responds to the pressing humanitarian needs resulting from ongoing insecurity and displacement.

In line with the global cluster NFI/shelter objectives, the project aims to:

·  Reduce to a minimum the consequences of displacement by providing households with key household items and shelter that allow appropriate living conditions;

·  Save lives by quickly responding to immediate household needs with basic equipment items and clothes to ensure survival of vulnerable and accessible populations;

·  Reduce to a minimum the negative consequences of emergency shelter and ensure the preparation of emergency situations;

·  Create a protecting environment by improving basic living conditions of other vulnerable populations including those living in newly accessible areas.

POSITION OVERVIEW

Under direct supervision of Deputy Director of Programs, the Shelter Coordinator is:

·  Responsible for leading and overseeing needs assessments, planning and implementation of the project, including recruitment, procurement as well as management and/or capacity building of staff;

·  Responsible for setting a follow up and evaluation plan for the project and develop program reports;

·  Responsible for sector coordination with efforts by other humanitarian actors and the government and support inter-agency coordination forums and working groups;

·  Responsible for oversight of financial management, administration and human resources, as well as for ensuring project quality.

RESPONSIBILITIES

Project implementation

·  Provide strategic and solid orientations for implementation of Shelter activities;

·  In coordination with other humanitarian actors, conduct field assessments in order to identify future sites and possible beneficiaries, taking into account different barriers and vulnerabilities (including people living with disabilities) to NFI/Shelter access;

·  Collaborate closely with other humanitarian actors and coordinate activities with other partners supported by the Pooled Fund in the targeted area.

·  Prepare and supervise project implementation in given time limits (e.g. logic framework, individual performance work plans of staff);

·  Collaborate with the logistic team to ensure the timely development and implementation of a procurement plan and work with the logistic team to obtain necessary invoices (materials, costs) for the realization of emergency shelters;

·  Prepare progress reports in accordance with internal requirements and by the donor;

·  Timely produce needs status, tenders, requests and other justifications related to smooth running of project activities ensuring that IRC regulations and principles in the matter are observed;

·  Ensure excellent quality of construction materials and of purchased and received NFIs;

·  Ensure participation and involvement of different targeted population groups (displaced, returned, host communities) in the planning process, identification (beneficiaries, location) and implementation of activities, as well as in the project follow up and evaluation;

·  Plan, organize, coordinate and oversee shelter construction process by targeted communities;

·  Continuously monitor and analyze potential emergency situations and lead the project team in needs analysis and evaluation;

Quality of interventions and accountability

·  Ensure quality of interventions both in terms of assessments and the implementation of shelter/NFI activities;

·  Ensure that minimum standards of humanitarian intervention are observed in accordance with Humanitarian Charter of Sphere Project;

·  Provide technical support in the area of collection, treatment and analysis of necessary data to support the writing of intervention reports and to capitalize on lessons learned;

·  Ensure setting and respect of commitments, emergency norms and standards of shelter and NFI clusters and of IRC;

·  Prepare and share intervention results internally, as well as with other humanitarian actors through clusters, thematic working groups, etc

·  Lead the preparation of restitution of and feedback on the intervention to the communities;

·  Write clear and documented evaluation and project reports in French.

Human Resources/Finance/Logistics/Security

·  Supervise the project team using IRC tools for performance management and provide technical and non-technical assistance to team members;

·  With human resources, identify needs in terms of technical staff, support the fast recruitment, orientation and framing of new staff;

·  Ensure IRC regulations and procedures in matters of finance, administration and logistics are known and respected throughout the project implementation;

·  Ensure project activity planning and related monthly expenditure forecasts and ensure necessary follow up

·  Work with the logistics department to ensure that project teams receive necessary support in terms of transport, procurement and storage;

·  Ensure IRC security procedures for interventions are known and respected by all team members, and that security concerns are integrated in program considerations.

PRE-REQUISITES

·  Relevant university degree or a higher education diploma in the areas of humanitarian action, architecture, civil engineering, construction or any other related area or equivalent field experience;

·  At least 5 years of experience as head of a project in an emergency context /

·  Solid experience required in NFI distribution programs and Shelter;

·  Work experience in complex and volatile contexts;

·  Knowledge of public health problems in emergency shelter with particular attention to women and children's specific needs;

·  Knowledge of emergency and transit shelter options, including technical design, support to host families, camps for displaced people ;

·  Experience and commitment to work in community participation systems and of responsibility;

·  Knowledge of the cluster guidelines on NFI/shelter cluster and SPHERE humanitarian standards;

·  Good knowledge/Experience in activity follow up and evaluation and management of resources/budget;

·  Ability to work in a multisector and multicultural group;

·  Excellent communication skills;

·  Good writing skills in French;

·  Control of computer skills (windows, Word, Excel, PowerPoint);

·  Women are highly encouraged to apply.

SKILLS

·  Flexible and able to work under pressure;

·  Able to work in group and to motivate a team

·  Able to plan and efficiently manage diverse responsibilities;

·  Honest and of good morality.

RESPECT OF IRC CODE OF DEONTOLOGY

·  Commits to respect IRC code of deontology (IRC Way);

·  Commits to make optimal use of this code during work;

·  Be available to do any other task considered useful by his supervisor or by IRC.

IRC and IRC staff must adhere to the values and principles outlined in IRC Way - Global Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, and Accountability. In accordance with these values, IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti-Workplace Harassment, Fiscal Integrity and Anti-Retaliation.

Security/Housing

The Abris/NFI Coordinator is based in Kalemie, Tanganyika Province with regular trips to Pweto. The security situation in Kalemie remains relatively calm although unpredictable. The general environment is characterized by ongoing conflicts with persistent tensions between different armed groups (as well as between communities). Security measures are in place to face these threats. Expats live in IRC shared housing.

CONTEXTE :

L'International Rescue Committee (IRC), l'une de plus grandes agences humanitaires mondiales, assure l'aide, la réhabilitation et un soutien de reconstruction post-conflit aux victimes des catastrophes naturelles, d'oppression et des conflits violents dans 42 pays. L'IRC est engagé à promouvoir le leadership, l'innovation et des partenariats créatifs. Actif dans les domaines de la santé publique, de l'éducation, des moyens d'existence, de l'autonomisation des femmes, développement de la jeunesse et la protection et la promotion des droits humains, l'IRC assiste les gens de la détresse au bien-être.

Présent en RDC depuis 1996, IRC aujourd'hui répond aux besoins humanitaires dans les provinces du Nord Kivu, du Sud Kivu, du Kasaï Central et du Tanganyika, Haut Katanga et Kinshasa. L'IRC en RDC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à renforcer la cohésion sociale à travers des programmes soigneusement conçus et mis en uvre par des professionnels. IRC opère actuellement dans cinq domaines de programmation: soins de santé primaire, gouvernance et construction de la paix, autonomisation des femmes, prévention et atténuation des violences basées sur le genre, éducation et réponse aux situations d'urgence. Ces programmes reflètent les principes directeurs de l'IRC en matière de renforcement des capacités, de participation, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l'homme ainsi que de programmation holistique.

L'IRC cherche des candidates qualifies et proactifs pour le poste de Coordinateur Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abris pour piloter la mise en uvre d'une réponse humanitaire AME et Abris à Pweto, province de Haut-Katanga, financé par le Fonds Humanitaire en RDC. Le projet « Réponse d'urgence en AME et Abris aux populations déplacées, retournées et à la population autochtone au Haut Katanga », répond aux besoins humanitaires aigües causes par l'insécurité et les déplacements.

Le projet vise à répondre aux objectifs globaux du Cluster AME/Abris, notamment:

·  Réduire à un minimum les conséquences des déplacements en fournissant aux ménages les articles ménagers essentiels et les abris qui permettent des conditions de vie adéquates ;

·  Sauver des vies : en répondant rapidement aux besoins immédiats des ménages en biens d'équipement de base et en vêtement pour assurer la survie des populations vulnérables et accessibles ;

·  Réduire à un minimum les conséquences négatives des abris d'urgence, assurer la préparation aux situations d'urgence ;

·  Créer un environnement protecteur en améliorant les conditions de vie de base d'autres populations vulnérables, y compris celles vivant dans les zones nouvellement accessibles.

APERCU DU POSTE

Sous la supervision directe du Directeur Adjoint des Programs Tanganyika, le Coordinateur Abris est :

·  Responsable de diriger l'évaluation sectorielle, la planification, la réalisation et du suivi du projet y compris le recrutement et l'approvisionnement, ainsi que l'encadrement et/ou le renforcement de capacités du personnel du programme;

·  Responsable de mettre en place un plan de suivi et évaluation pour le projet et d'élaborer des rapports programmatiques ;

·  Responsable de la coordination sectorielle avec les efforts des autres acteurs humanitaires et du gouvernement, et soutenir les forums de coordination inter-agences et des groupes de travail de coordination ;

·  Responsable du contrôle général de la gestion financière, de l'administration, des ressources humaines ainsi que de la gestion de qualité du projet.

RESPONSABILITÉS

Mise en uvre du projet

·  Fournir les orientations stratégiques et solides orientations pour l'exécution des activités Abris ;

·  En coordination avec d'autres acteurs humanitaires, effectuer des missions d'évaluation de besoins sur le terrain afin d'identifier les futurs sites et les éventuels bénéficiaires, en tenant compte des différentes barrières et vulnérabilités (y compris des personnes vivant avec handicap) à l'accès aux AME/Abris ;

·  Collaborer étroitement avec d'autres acteurs humanitaires, et coordonner les activités avec les autres partenaires concernés par l'allocation Pooled Fund) ;

·  Préparer et superviser la mise en uvre du projet dans le délai agréé (ex. la surveillance par rapport aux cadres logiques, les plans de travail individuels de gestion de la performance).

·  Coordonner avec l'équipe logistique pour mettre en place un plan d'approvisionnement et travail avec l'équipe logistique afin d'obtenir des devis (ex. matériaux, coûts) nécessaires à la réalisation des Abris d'urgence ;

·  Préparer des rapports de progrès, conformément aux exigences internes et du bailleur ;

·  Produire dans les délais, les états de besoin, les appels d'offres, les réquisitions et autres demandes et justifications liées au bon déroulement des activités du projet en s'assurant que les règles et les principes du IRC en la matière sont suivis ;

·  S'assurer de l'excellente qualité des matériaux de construction et des AME achetés et réceptionnés

·  S'assurer de la participation et de l'implication des différents groupes de la population ciblé (déplacés, retournés, communautés d'accueils), dans le processus de planification (ex. identification des besoins et des bénéficiaires, ainsi que l'identification des endroits pour la mise en uvre des activités Abris), de la mise en uvre des activités, ainsi que dans le suivi et l'évaluation du projet ;

·  Planifier, organiser, coordonner et contrôler le processus de construction des abris par les communautés ciblées ;

·  Surveiller et analyser continuellement les situations d'urgence potentielles et diriger l'équipe projet dans l'analyse et l'évaluation des besoins ;

·  Soutenir la collecte de fonds, y compris contribuer à l'élaboration de notes conceptuelles et de propositions de haute qualité.

Qualité des interventions et redevabilité.

·  Assurer la qualité des interventions tant en évaluation qu'en mise en uvre des activités Abris/AME

·  Veiller à ce que les standards minimums de l'intervention humanitaire soient respectés conformément à la Charte humanitaire du Projet Sphère ;

·  Dispenser un appui technique dans le domaine de la collecte, le traitement et l'analyse des données nécessaires pour soutenir la rédaction des rapports d'interventions et capitalisation des leçons apprises.

·  S'assurer de la mise en place et du respect des engagements, normes et standards d'urgence des clusters Abris et AME et d'IRC ;